Vriendelijke hulp, geen strenge scheidsrechter

Tekst Dave Schut
Beeld Hilbert Krane

Het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur heeft een bijzondere pilot opgezet. Bij verschillende crisisberaden is een speciaal daarvoor opgeleide SPOTR (spreek uit: spotter) aanwezig. Margo Stam en Sandra Rijken – beiden zelf SPOTR – doen verslag.

‘SPOTR staat voor sparren, observeren, tegendenken en reflecteren,’ zegt Margo Stam. ‘Wij zijn onder meer getraind in gesprekstechnieken; hoe je inbreekt en stuurt. Allemaal met als doel om het crisisteam betere beslissingen te laten nemen.’

Ruimte en vrijheid

Stam en Rijken woonden onder meer crisisoverleggen bij over voedselveiligheid, droogte en de oorlog in Oekraïne. Een SPOTR zit niet aan tafel, maar op gepaste afstand. Sandra Rijken: ‘We breken alleen in als we denken dat er iets misgaat. Tot die tijd houden we de groepsdynamiek scherp in de gaten. Of er genoeg ruimte en vrijheid is voor de aanwezigen om te zeggen wat ze willen zeggen. Of er misschien denkfouten worden gemaakt, of er vooroordelen meespelen. Ook daarop zijn we getraind. Wij doen als SPOTR zelf zelden aan tegenspraak, maar we zorgen er dus wel voor dat de groep zich veilig voelt om dat te doen – en dat dit serieus wordt genomen.’

Inhoudelijke kennis van het desbetreffende dossier is niet nodig, zegt Stam. ‘Het is misschien zelfs beter om er niet al te veel van te weten. Als je de inhoud kent, ben je eerder geneigd om mee te denken. Dat is niet onze rol. Wel kunnen we bijvoorbeeld vragen of de juiste mensen aan tafel zitten, of alle relevante informatie is verzameld, als we daar twijfels bij hebben.’

Blij met feedback

Zelf woonde Stam eens een overleg bij over Oekraïense vluchtelingen. ‘Dat ging om de huisdieren die zij meebrachten naar Nederland, en of die bijvoorbeeld gechipt of gevaccineerd moesten worden. Dit dossier vereiste enorm veel beslissingen in zeer korte tijd. Daardoor was iedereen geneigd om te haasten. Maar ik vroeg me af of alle betrokkenen het nog wel konden volgen, in dat tempo, dus dat heb ik toen met de voorzitter gedeeld. Ze was blij met de feedback.’

Rijken knikt. ‘Sowieso gaat alles in een crisissituatie heel snel. Je komt vrij gemakkelijk in een tunnel terecht. Zeker als je elkaar goed kent, dan kun je zomaar aannemen wat je collega’s ongeveer gaan zeggen. Maar klopt dat wel? Dat moet je altijd checken.’

Veiliger

Volgens Rijken hoeft een SPOTR vaak niet eens zoveel te doen. ‘Alleen al de aanwezigheid van een SPOTR brengt iets teweeg. Mensen voelen zich veiliger om iets te zeggen. Door een SPOTR uit te nodigen, laat de voorzitter namelijk al weten open te staan voor tegenspraak.’

Stam herkent dat. ‘Ook merk je dat er strakker aan de procedure wordt gehouden,’ zegt ze. ‘Zeker tijdens een crisis is de afgesproken structuur heilig. Niet te snel handelen, eerst alles afwegen voordat je tot een oordeel komt, is bijvoorbeeld zo’n structuur. Door onze aanwezigheid wordt dat beter in acht genomen.’

Beiden zijn van mening dat een SPOTR ook op andere ministeries een waardevolle toevoeging zou zijn. ‘En niet alleen bij crisisbesluitvorming, maar ook in een andere context,’ aldus Rijken. ‘Elk team zou er iets van kunnen leren.’

Over loyaliteit van ambtenaren is recent veel te doen. Vooral als groepen ambtenaren zich kritisch ‘buiten’ uitspreken over (gebrek aan) bestuurlijk handelen van het kabinet of van colleges van B&W. Over het belang van samenspraak en tegenspraak, over mogelijke dilemma’s en vraagstukken, over de wijze van tegenspreken en over het politiek-ambtelijk samenspel gaat het in de masterclass 'Samenspraak en tegenspraak: Samen sterker in besluitvorming en beleid.' Schrijf je nu in!

*Dit is het eerste deel van een artikel uit de Publiek Denken special: Loyale Tegenspraak Lees hier verder

Vriendelijke hulp, geen strenge scheidsrechter

Ruimte en vrijheid

Blij met feedback

Veiliger

Reageer Reactie annuleren