Gemeenten en veiligheidsregio’s doen sinds de start van de coronacrisis een groter beroep op hun teams communicatie. Bestuur en organisatie laten zich beter adviseren en hebben meer waardering voor de inzet en resultaten van communicatie dan voor de crisis. De vraag is echter hoelang de teams dat nog volhouden. Bij gemeenten geeft bijna de helft aan overbelast te zijn en bij veiligheidsregio’s is dat een derde.
Dat blijkt uit onderzoek naar de impact van de coronacrisis op teams communicatie bij gemeenten en veiligheidsregio’s. Aan het onderzoek deden 86 gemeenten (24,2 procent van alle gemeenten) en 13 veiligheidsregio’s (52 procent van alle veiligheidsregio’s) mee. Het onderzoek is in de eerste helft van oktober uitgevoerd. Initiatiefnemers zijn de Nederlandse beroepsorganisatie voor communicatieprofessionals Logeion, de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) en zelfstandig adviseur in overheidscommunicatie Renata Verloop. André Manning is directeur van Logeion. ‘Als beroepsvereniging vinden we het interessant een thermometer in het vakgebied te steken,’ legt hij uit. ‘Om te peilen: hoe gaan onze collega’s door deze crisis heen? Communicatie is een van de zogenoemde cruciale beroepen geworden. Bovendien horen we om ons heen hoe druk iedereen is en dat reguliere activiteiten naar de achtergrond zijn verdwenen.’
Tips aan communicatieteams voor 2021 1. Maak scherpe keuzes in je communicatieprioriteiten en zorg voor een realistische planning. 2. Zorg dat de communicatie over corona in ieder geval in 2021 een vaste plek heeft in de organisatie en daarvoor voldoende capaciteit beschikbaar is. 3. Voor gemeenten: ontwikkel een lokale communicatiestrategie en maak daarvoor gebruik van aanwezige kennis binnen de veiligheidsregio en de rijksoverheid. 4. Benut de impuls die online participatie nu krijgt en deel je kennis daarover met elkaar. 5. Ga tijdig het gesprek aan over eventuele bezuinigingen en de keuzes die je daarin kunt maken over communicatie.
‘Ook bij de VNG zijn de geluiden over groeiende werkdruk binnengekomen,’ zegt hoofd Communicatie Esther Bunnik. ‘Bij onze leden blijkt een grote behoefte aan steun, toetsing en informatie-uitwisseling. Het coronaforum dat op Vng.nl is opgezet, had binnen de kortste keren 2.400 leden. Een ding is duidelijk: tijdens de coronacrisis is iedereen knetterhard aan de slag gegaan.’
Gewone werk opzij
Het onderzoek van de VNG en Logeion laat inderdaad zien dat communicatieteams de handen flink uit de mouwen hebben moeten steken. Bij 75 procent van de gemeenten blijkt de organisatie een groter beroep op communicatie te doen dan voor de crisis, aldus Bunnik en Manning. ‘Ondertussen zegt bijna de helft van de teams bij gemeenten overbelast te zijn en is slechts een op de drie is in control.’ De veiligheidsregio’s staan er niet veel rooskleuriger voor. ‘Daar wordt in 85 procent van de gevallen een groter beroep op communicatie gedaan dan voor de crisis, blijkt slechts de helft van de communieteams in control en geeft een derde aan overbelast te zijn.’
Daar komt bij dat de situatie er voorlopig niet beter op wordt. Slechts 14 procent van de communicatieteams bij gemeenten krijgt volgend jaar extra capaciteit vanwege corona. In de veiligheidsregio’s is dat bij 30 procent van de teams het geval. Ondertussen wil 40 procent van de gemeenten en 50 procent van de veiligheidsregio’s dat communicatie over corona structureel wordt ingebed in de organisatie. Bunnik: ‘In het geval van een noodsituatie is er geen twijfel: al het gewone werk wordt tijdelijk opzijgezet. Maar wanneer een crisis langer duurt, zoals bij corona, komen ook de reguliere onderwerpen weer op de agenda te staan: de Omgevingswet, klimaat, stadsbeheer… corona wordt dan een van de opgaven waaraan communicatie een bijdrage moet leveren.’
Good crisis
De vraag is hoelang de communicatieteams bij gemeenten en veiligheidsregio’s dit kunnen volhouden. Vraag 2 is: wat kunnen ze doen om hun werkdruk te verlichten? ‘Sommige teams hebben ons onderzoek gebruikt om de situatie bij hun directie aan te kaarten,’ zegt Manning. ‘Ze voeren inmiddels een discussie: wat doen we wel en niet, als we aandacht aan corona willen blijven geven?’
‘Die discussie voer je als communicatieadviseur eigenlijk altijd,’ vult Bunnik aan. ‘De organisatie vraagt me tien dingen, ik kan er zeven doen. Ik denk dat deze zaken prioriteit moeten krijgen. Is de organisatie dat met me eens?’
#SameNSterker Niet alleen bij gemeenten en veiligheidsregio’s maar ook in andere sectoren hebben organisaties extra communicatie-inspanningen moeten leveren in verband met de coronacrisis. Zoals de NS met #SameNSterker. Met dit project heeft de NS de Galjaardprijs 2020 gewonnen. Deze prijs wordt jaarlijks uitgereikt door Logeion aan het meest innovatieve, impactvolle en inspirerende communicatieproject uit het publieke domein. De NS krijgt van de ene op de andere dag te maken met uitgestorven stations, gesloten winkels en lege treinen. Een aantal collega’s staat aan de frontlinie, terwijl anderen thuiszitten en werk wegvalt. Met #SameNSterker reikt de NS uit naar die 21.000 collega’s. Het doel: binding onderling en met de NS, en goede informatievoorziening.
Volgend jaar
Belangrijk om te onthouden, aldus Manning: never waste a good crisis. ‘In crisis- en noodsituaties wordt altijd gekeken naar de regiefunctie van communicatie,’ zegt hij. ‘Daarom is het nu tijd om bij budget- of prioriteitenbesprekingen door te pakken.’ Bovendien is de waardering voor communicatie de afgelopen maanden bij driekwart van de gemeenten en veiligheidsregio’s toegenomen en dat geeft zelfvertrouwen, aldus Bunnik. ‘Er is snel gehandeld, er zijn successen behaald en communicatie heeft als strategische partner aan de directietafel gezeten. Die plek moet je niet meer afstaan.’ Volgend jaar willen Logeion en de VNG opnieuw onderzoeken hoe het er met de communicatieteams bij gemeenten en veiligheidsregio’s voorstaat. Manning: ‘De werkdruk is nu geagendeerd en men is bezig budgetten vrij te maken.’ Maar de vraag is wat daar in de praktijk van terechtkomt. ‘Daarom is het goed om in maart of april nog eens te kijken hoe de vlag erbij hangt.’
*Dit artikel werd geschreven door Marc Notebomer en verscheen oorspronkelijk in Publiek Denken 23: Dienstverlening in tijden van crisis. Meer artikelen lezen? Neem dan nu een abonnement op Publiek Denken!