De laatste maanden vindt het gesprek tussen ambtenaren en bestuurders veelal online plaats, via Zoom, Teams of Skype. De kracht van lichaamstaal is dan zo goed als weggevallen, de professionele setting is ver te zoeken en je kunt niet nabespreken met collega’s. Een vruchtbaar gesprek is sowieso al moeilijk te voeren, maar via een beeldschermpje is dat nog lastiger. Herkenbaar?
En herken of ben je dit misschien ook? Mensen die niet weten wat ze komen halen in een gesprek, vallen nu veel sneller door de mand! Steeds duidelijker wordt dat een (groot) deel van de deelnemers aan een overleg vrij weinig toevoegt. En in deze tijden van vitale beroepen is het best confronterend om in de doelgroep van niet-vitale beroepen ook nog eens niets bij te dragen aan overleggen.
Gebruik deze tijd daarom om je onmisbaar te maken! Zorg dat je een ambtenaar wordt die in ieder geval vitaal is voor je bestuurder. Maar hoe doe je dat?
Een goed gestructureerd gesprek bestaat uit twee fases: de voorbereiding en de uitvoering. De voorbereiding is de sleutel. Dat betekent: begin tijdig. Achterhaal wat jij nodig hebt van de bestuurder; wil je input of een beslissing. Blijf niet zitten wachten tot iemand je vraagt of jij nog iets nodig hebt om je werk te kunnen doen.
Bepaal het doel van het gesprek, en zet dit duidelijk neer aan het begin van de call door middel van de magische woorden: het doel van deze call is…. Je zet hiermee je toehoorder in een bepaalde luisterstand. Moet de ander aan het eind van jouw verhaal een knoop doorhakken? Of met creatieve ideeën komen? Of antwoorden geven op jouw kritische vragen als advocaat van de duivel? Allemaal zaken die je als wethouder liever hoort vóór de ambtenaar de inhoud induikt.
Als de ervaring iets leert, dan is het dat een gesprek afronden in dit digitale tijdperk heel awkward is. Zwaaien? Vriendelijk lachen en op stop klikken? Gebruik de laatste minuten van het gesprek daarom om kort samen te vatten wat is besproken en besloten. Blik terug op het gesprek en kijk vooruit: wie gaat wat wanneer doen? Manage de verwachtingen en regel, indien nodig, meteen een nieuwe afspraak in de agenda van de bestuurder.
Deze tips lijken een open deur, maar ga het maar eens doen! Wij zien het weinig gebeuren, waardoor overleggen in cirkeltjes doorsukkelen. Een gestructureerde aanpak bespaart tijd en voorkomt dat je met een kluitje het riet wordt ingestuurd. En de bestuurders? Die vinden het heerlijk als ambtenaren weten wat ze komen halen en de bestuurder helpt om dat te leveren. Je zult zien dat jullie er allemaal een stuk vitaler van worden.
Dit artikel werd geschreven door Maud van de Wiel en verscheen oorspronkelijk in Publiek Denken 21: Sociaal domein onder druk. Wilt u meer artikelen lezen? Neem dan nu een gratis abonnement op Publiek Denken.