Wanneer gemeenteprofessionals in staat zijn het goede gesprek te voeren, zijn medewerkers duurzaam inzetbaar, worden ieders talenten benut en wordt de dienstverlening uiteindelijk beter. Toch is het goede gesprek voor veel gemeenten nog onontgonnen gebied. A&O fonds Gemeenten wil daar verandering in brengen.
Vraag je tien mensen naar wat voor hen een goed gesprek kenmerkt, dan is de kans groot dat je tien verschillende antwoorden krijgt. Voor Eveline Vat, projectleider van het A&O-project Het Goede Gesprek (Aeno.nl/het-goede-gesprek), is dat het vertrouwen om in te brengen wat zij graag wil, moet het echt ergens over gaan en op een moment en een plek plaatsvinden die prettig zijn. ‘Dat vind ik belangrijke voorwaarden, maar die kunnen voor een collega weer net anders zijn,’ weet Vat. ‘We hebben dan ook in de klankbordgroep van dit project best wat gesprekken moeten voeren om de rode draden te ontdekken, waarvan iedereen denkt: dat is inderdaad waar een goed gesprek om draait.’
Succesfactoren
Het project Het Goede Gesprek helpt leidinggevenden en medewerkers van gemeenten om met elkaar in verbinding te staan. A&O fonds Gemeenten biedt ondersteuning met onder andere een visie, werkvormen, inspiratie, webinars en interactieve sessies over dit onderwerp. Het liet ook een illustratie maken, een gesprekskaart, waarmee elk gesprek een succes kan worden. Op deze gesprekskaart – voortgekomen uit meerdere gesprekken met de klankbordgroep – vind je vijf factoren die bijdragen aan een succesvol gesprek. Zorg voor een gelijkwaardige verhouding tussen de gesprekspartners; bied veiligheid; wees oprecht geïnteresseerd; toon kwetsbaarheid en wees eerlijk en duidelijk. ‘Zelf vind ik kwetsbaarheid tonen heel mooi en belangrijk, omdat dat het persoonlijk maakt,’ zegt Vat. ‘Je leidinggevende zit daar ook als mens. Het helpt om soms iets terug te krijgen, waaruit blijkt dat de leidinggevende jouw lol of twijfel herkent.’
Eerlijk en duidelijkheid zijn altijd wenselijk, maar misschien wel des te meer wanneer er een moeilijk gesprek gevoerd moet worden. ‘Dat is voor iedereen ingewikkeld, maar je kunt heel goed duidelijk zijn op een respectvolle manier. Dus zonder verborgen agenda zeggen waar het op staat.’ Een gesprek kan altijd wringen, vervolgt Vat, maar dat ligt nooit alleen aan een van beide partijen. ‘Het kan enorm helpen om juist daarover een goed gesprek te voeren, met ruimte voor interesse in de privépersoon. Je kunt blijven doorduwen op de inhoud – of dit nu talenten, verzuim of wat dan ook betreft – maar daar kom je nooit optimaal uit als je niet het andere deel ook op tafel legt.’
Optimale benutting
Het bevorderen van het goede gesprek in gemeenten dient meerdere doelen. In eerste plaats helpt het om ieders talenten optimaal te benutten, wat in de huidige krappe arbeidsmarkt van groot belang is. ‘Mensen doen in hun privéleven soms de meest fantastische dingen, maar daar heeft de leidinggevende natuurlijk lang niet altijd weet van,’ zegt Vat. ‘Praat je daar ook eens over, dan helpt dat gesprek om nog beter de specifieke kwaliteiten van iemand te leren kennen.’
Het goede gesprek helpt dus om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen, waarmee het ook bijdraagt aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. De vraag of je de vrijheid hebt om jouw werk naar eigen inzicht in te richten doet dat eveneens. ‘Ook dat is bij uitstek iets om het gesprek over aan te gaan.’
En zo zijn er tal van onderwerpen waarover de gesprekken kunnen gaan, aldus Vat. Maar hoe zit dat als je intern gewoonweg moeilijk met elkaar door een deur kunt? ‘Het uiteindelijke doel is om sterker te worden en het onderlinge vertrouwen te vergroten, waardoor je samen beter de gemeentelijke opgaven voor elkaar kunt krijgen.’
Leidinggevende als schakel
‘In het project ligt de focus op de leidinggevende,’ legt Vat uit, ‘omdat die de schakel is tussen de doelen van de organisatie en de werknemers. Dat neemt niet weg dat ook werknemers initiatief moeten tonen. De vaardigheden en ervaring die zij hiermee opdoen, kunnen medewerkers ook meenemen naar het eigen werk. Het goede gesprek voeren helpt uiteindelijk dus ook in het contact tussen een gemeentelijk medewerker en de burger. One-size-fits-all werkt allang niet meer bij inwoners. Dat weten gemeenten natuurlijk, maar het kan geen kwaad om nog beter te worden in de samenwerking met burgers.’
Naast de succesfactoren zijn er ook nog zaken als tijd nemen, de voorbereiding en de plek waar het gesprek gevoerd wordt. Van oudsher vond dat gesprek plaats aan een bureau, maar dat er ook andere mogelijkheden zijn, bleek wel tijdens de afgelopen jaren, toen veel medewerkers vanuit huis gingen werken. Logischerwijs bood dat uitdagingen om goed met elkaar te blijven communiceren, maar er ontstonden ook nieuwe mogelijkheden, vertelt Vat.
‘Tijdens overleg keken we zo bij elkaar de huiskamer in, waardoor je al snel ook over andere dingen praat dan werk. En was het toch noodzakelijk of gewenst om elkaar te ontmoeten, dan maakte je een wandeling met elkaar. Veel mensen vonden dat een heel prettige manier, anderen geven de voorkeur om gewoon aan een bureau met elkaar te praten. Zo zie je dat een goed gesprek van veel factoren afhankelijk is.’
Voortdurende zoektocht
Dat goede communicatie belangrijk is, hoef je natuurlijk niemand te vertellen. Gemeenten houden zich zeker bezig met het voeren van het goede gesprek, maar toch is het in zekere zin nog onontgonnen gebied, zegt Vat. ‘In de ene gemeente wordt jaarlijks een gesprek gevoerd, de andere organiseert iedere maand een gesprek. Wat werkt, verschilt per gemeente. Het belangrijkste is dat het nooit af is. Het blijft een weerbarstig onderwerp en kan verworden tot een afvinklijstje. Je moet als organisatie dus bezig blijven om ervoor te zorgen dat gesprekken op de juiste manier gevoerd worden en inhoudelijk ergens over gaan. Dat kost tijd, maar het levert vooral veel op.’