Rijksmedewerkers weten steeds beter hoe zij moeten omgaan met overheidsinformatie. Ook leidinggevenden sturen vaker op het goed bewaren en terugvinden van informatie. Toch is er nog veel ruimte voor verbetering, blijkt uit het jaarlijkse Flitspanelonderzoek dat ICTU uitvoerde in opdracht van RDDI.
Uit het onderzoek, waaraan 497 rijksmedewerkers deelnamen, komt naar voren dat het bewustzijn rond informatiehuishouding hoog is. Bijna alle respondenten vinden dat rijksmedewerkers overheidsinformatie goed moeten opslaan. Ook ziet een ruime meerderheid het goed bewaren van informatie als onderdeel van het werk en als iets dat het werk makkelijker maakt.
Tegelijkertijd blijft de praktijk achter bij die positieve houding. Zo geeft 67 procent van de respondenten aan te weten waar binnen de organisatie informatie te vinden is over het omgaan met overheidsinformatie. Dat is een duidelijke stijging ten opzichte van de vorige meting, toen dit nog 55 procent was. Ook weet 74 procent welke informatie verwijderd kan worden en wat bewaard moet blijven; bij de vorige meting was dat 61 procent.
Vooral rond openbaarmaking is nog winst te behalen. Slechts 24 procent van de respondenten zegt dat binnen de organisatie regelmatig wordt besproken hoe informatie actief openbaar gemaakt kan worden. Minder dan de helft weet wat te doen bij een Woo-verzoek dat betrekking heeft op het eigen werk.
Ook de rol van leidinggevenden blijft een aandachtspunt. Volgens 41 procent van de respondenten stuurt de leidinggevende actief op het goed bewaren van overheidsinformatie. 38 procent vindt dat de leidinggevende zelf het goede voorbeeld geeft. Binnen kerndepartementen lijkt meer sturing plaats te vinden dan bij uitvoeringsorganisaties.
Daarnaast blijkt dat medewerkers vooral behoefte hebben aan meer informatie over e-mailarchivering, chatarchivering en werkinstructies. Hoewel zakelijke e-mail nauwelijks privé wordt gebruikt, wordt e-mail nog beperkt opgeslagen in een documentmanagementsysteem of vergelijkbaar centraal systeem.
Een ander knelpunt is vindbaarheid. Hoewel 87 procent denkt documenten onder een duidelijke naam op te slaan, kan slechts 41 procent informatie van collega’s makkelijk terugvinden. Bijna zes op de tien respondenten zijn gemiddeld langer dan vijftien minuten bezig met zoeken naar overheidsinformatie.
Nieuw in het onderzoek zijn vragen over AI en de nieuwe Archiefwet. Ruim de helft van de respondenten verwacht dat AI kan bijdragen aan een betere informatiehuishouding, bijvoorbeeld bij het samenvatten van informatie of als kennisbank. Tegelijkertijd gebruikt nog maar 17 procent regelmatig AI in het dagelijkse werk. De aankomende nieuwe Archiefwet is bij ongeveer een derde van de respondenten bekend.
RDDI concludeert dat de sturing en kennis rond informatiehuishouding verbeteren, maar dat goed omgaan met overheidsinformatie nog geen vanzelfsprekend onderdeel is van de dagelijkse praktijk. Vooral actieve openbaarmaking, centrale opslag, vindbaarheid en de rol van leidinggevenden vragen om blijvende aandacht.
