Jermaine Hoeven is verantwoordelijk voor de implementatie van de Wet open overheid (Woo) bij de gemeente Woensdrecht. Zijn pragmatische benadering kan als inspiratie dienen voor andere gemeenten.

Een jaar voordat de Woo van kracht ging, was Jermaine Hoeven – informatiemanager dienstverlening, ook Woo-projectleider en -contactpersoon – al druk bezig met de voorbereidingen. Met hulp van zijn teammanager startte hij een Woo-projectgroep. Maar dat bleek niet de beste weg. ‘We hadden gezamenlijk de juiste expertise,’ vertelt Hoeven, ‘maar of iemand van toegevoegde waarde was, verschilde nogal per overleg.’

Ambassadeur

Dus kwam er een andere aanpak. Hoeven startte een bewustwordingscampagne binnen de hele organisatie. ‘We legden uit wat de Woo in de praktijk betekende voor iedere medewerker.’ Tijdens deze sessies stelde hij aan elk team dezelfde vraag. ‘Wie wil er als ambassadeur optreden?’ Zo kreeg elke afdeling een Woo-vertegenwoordiger.

Hoeven en zijn collega’s gingen stap voor stap te werk. ‘Het eerste deel betrof de publicatie van organisatiegegevens, en hoe men de juiste persoon kon bereiken. Dat was vrij simpel. Maar vervolgens kwamen we bij de informatiestromen die verspreid zitten over de hele organisatie.’

Ze besteedden bijvoorbeeld veel aandacht aan samenwerkingsovereenkomsten. ‘Voor al die overeenkomsten moesten we contact opnemen met de desbetreffende medewerker. Zodat we konden bepalen of de overeenkomst een convenant was volgens de definitie van de Woo.’

Bewustwording blijft een uitdaging, zegt Hoeven. ‘Ik beschouw het als een struikelblok van de Woo. Het is nog best te doen om samen met medewerkers de Woo te implementeren. Maar daarna moet je ervoor zorgen dat iedereen zich er actief mee bezighoudt.’

Het afhandelen van een Woo-verzoek gaat inmiddels vrij soepel. ‘Het verzoek wordt meteen doorgestuurd naar het team, dat het vervolgens bespreekt met de juristen en eventueel overgaat tot publicatie. Het lastige aan de Woo is dus echt die actieve openbaarmaking.’

De gemeente blijft zoeken naar hulpmiddelen. Hoeven denkt hardop. ‘Misschien kunnen we een applicatie gebruiken die hierbij ondersteunt. Dat er bijvoorbeeld een melding komt wanneer een informatiestroom is afgerond. Na controle, eventuele anonimisering en akkoord kunnen de stukken dan openbaar worden gemaakt.’

*Dit is het eerste deel van een artikel uit Publiek Denken 58: Betekenisvolle transparantie, lees hier verder.