‘Als ambtenaar is het je rol om de verschillende belanghebbenden te laten participeren in een vraagstuk. Het liefst direct aan het begin nadat er een signaal komt vanuit bijvoorbeeld de politiek of de maatschappij,’ zegt Mitchell Hendriks, jurylid van de Publiek Denken Top 100 Ambtenaar van het Jaar en voorzitter van jonge ambtenarennetwerk FUTUR.
‘Een ambtenaar kan er bij uitstek zorg voor dragen dat verschillende disciplines worden samengebracht,’ aldus Hendriks, ‘bijvoorbeeld in een triple-helix samenwerking tussen kennisinstellingen, bedrijven en ondernemers die het realistisch maar ook innovatief marktdenken inbrengen, diverse overheden (passend bij de vraagstuk en in de juiste rol) die faciliterend kunnen zijn. Vanuit die diverse input kun je als ambtenaar je (politiek) bestuurder informeren en adviseren met diverse keuze opties. Wikken en wegen langs bijvoorbeeld een coalitieakkoord, lange strategische lijnen kom je zo tot een weloverwogen keuze.’
‘Rolvastheid van een ambtenaar is belangrijk,’ gaat hij verder, ‘maar anno 2023, weten we ook dat we af en toe op de stoel van iemand anders kunnen zitten om dingen vanuit een ander perspectief te leren bekijken. Zeker in een steeds complexer wordende samenleving waarin we steeds meer denk- en wensbeelden ontwikkelen.’
Vertrouwen
Een ambtenaar dient bovendien te beschikken over inlevingsvermogen. Hendriks: ‘We zijn allemaal mens en we zijn niet vanaf onze geboorte ambtenaar. Als ambtenaar heb je een uniek vak. Je bewust zijn van die unieke positie om diversiteit samen te kunnen brengen is volgens mij een startpunt. Vaak heb je een helikopterview waarmee je het speelveld kunt overzien. Het besef dat je in die positie bent maar ook het besef dat niet iedereen vanuit die positie kijkt, is een waardevolle gedachte. Door goed samen te werken en je in te leven, vorm je de basis van vertrouwen.’
Vervolgens moet je nadenken over hoe je belanghebbenden in hun kracht zet, zegt Hendriks. ‘Burgerberaden zijn een mogelijkheid daartoe. Maar niet elke burger is even mondig. Dus zoek naar creatieve manieren om mensen of organisaties in hun kracht te zetten en te laten participeren. Belangrijk is eerlijk te communiceren wat wel en niet haalbaar is en op welke termijn. Verwachtingsmanagement is geen schande, maar een noodzaak. Want als je niet waarmaakt wat je belooft, schaad je het vertrouwen van inwoners en kun je weer opnieuw beginnen.’
Eerlijk verhaal
Daarbij is transparantie enorm belangrijk. Hendriks: ‘Met het delen van zo veel mogelijk informatie en keuzes, bijvoorbeeld via Open Overheid, zijn we er niet. Aan de voorkant moeten we al aan verwachtingsmanagement doen. Het lijkt soms alsof wij als overheid overal van willen zijn. De vraag is of dat ook zo moet zijn. Misschien moeten we als overheid wat vaker het eerlijke verhaal vertellen.’
‘Je zag in de coronacrisis dat er diverse trajecten (zoals de NOW- en TVL-regeling) goed werden ontvangen door de doelgroep. Niet voor niets is Remco Duisterhof (Programmamanager TVL) Ambtenaar van het Jaar 2022 geworden. Men was blij dat de overheid eerlijk communiceerde over dat er wellicht dingen fout zouden gaan vanwege de snelheid waarmee TVL in elkaar gezet moest worden. Dan zie je dat burgers, in dit geval ondernemers, veel meer accepteren dan dat wij als overheid op voorhand denken.’
‘Soms lijkt het alsof wij als overheid willen kauwen op een vraagstuk totdat we het perfecte antwoord hebben. Maar, learning by doing brengt ons wellicht verder. Iteratief toewerken naar de oplossing, samen met je stakeholders en vanaf het begin, is dus heel belangrijk.’
Nieuwsgierigheid
Welke professionele kwaliteiten en prestaties zouden volgens Hendriks moeten opvallen in de Ambtenaar van het Jaar? ‘De Ambtenaar van het Jaar moet zich bewust zijn van het speelveld waarin hij/zij/hen opereert. En dat is niet alleen het professionele netwerk rondom het thema, programma of de opgave waaraan de ambtenaar werkt. Hij/zij/hen dient te snappen dat ook anderen aan zo’n vraagstuk werken. Nieuwsgierigheid is daarom belangrijk. Wie werken hier allemaal aan? Hoe kom ik in contact? Welke medeoverheden werken hieraan en hoe verhouden wij ons tot elkaar?’
‘Een Ambtenaar van het Jaar hoeft wat mij betreft niet altijd uiterst effectief te zijn of efficiënt. In plaats daarvan moet hij/zij/hen het eerlijke verhaal kunnen vertellen, vanuit diverse perspectieven kunnen belichten en opereren vanuit samenwerking en vertrouwen. Het gaat om meer dan: ik ben een verbinder en regisseur. Vertel nou eens echt wat je doet en waarom het zo’n ontzettend mooi vak is om ambtenaar te zijn.’
*Wie wordt Ambtenaar van het Jaar 2023? Breng nu je stem uit!
Maarten Veldhuis is een erg enthousiaste medewerker en verbinder van het Waterschap Vallei en Veluwe. Hij post veel op sociale media om aandacht te vragen voor het klimaat, het water en de dierenwereld.