De politieke en ambtelijke top zou alle werkgerelateerde chatberichten moeten bewaren in een geautomatiseerd beheersysteem. Dat adviseert het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) in het recent verschenen rapport Kan dit weg? Nee.
Het ACOI stelt voor om werkgerelateerd sms- en appverkeer van bestuurders bij de overheid eeuwigdurend te bewaren en apps en sms’jes van hoge ambtenaren 5 of 10 jaar. Doelen daarvan zijn om transparantie te bevorderen en relevante informatie te bewaren. Overheidsmedewerkers die niet tot de ambtelijke top behoren, kunnen hun chatberichten wel verwijderen.
Leidraad voor het Adviescollege is de Wet open overheid, die bepaalt dat iedereen recht heeft op toegang tot overheidsinformatie afgezien van de uitzonderingen bij wet. Daarnaast is er de Archiefwet, die regels bevat voor zorgvuldig beheer van overheidsinformatie.
Bij de meeste overheidsorganisaties is het beleid dat overheidsfunctionarissen zo min mogelijk chatten over hun werk. Doen zij dat toch, dan moeten zij zelf belangrijke chatberichten handmatig kopiëren naar een digitaal archiefsysteem. Dat is in strijd met de Archiefwet, constateerde de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed vorig jaar.
Aanleiding voor het advies van het ACOI is het Kamerdebat van mei 2022 over Mark Rutte, die sms-berichten verwijderde van zijn telefoon. Het ACOI roept met het rapport bewindslieden en bestuurders op om de nieuwe beheer- en bewaarstrategie voor chatberichten al vanaf 2024 toe te passen. Ook verzoeken de onderzoekers het parlement om hun advies zo snel mogelijk te behandelen.