Vier jaar innovatieprogramma Archief 2020 heeft gezorgd dat managers en professionals in proefprojecten hebben kunnen ervaren wat er bij komt kijken om digitale overheidsinformatie beter duurzaam toegankelijk te houden voor de samenleving en de overheden zelf. Dat wil zeggen: beter vindbaar, (her)bruikbaar en houdbaar, nu en in de toekomst. Met de geleerde lessen en ontwikkelde handreikingen kan de sector verder aan de slag te gaan nu er aan Archief 2020 een einde is gekomen.
De brancheorganisaties en overheden die in het programma samenwerkten – provincies, gemeenten en waterschappen en hun archiefinstellingen – gaan ook in 2017 door met de innovatie van de archieffunctie, zo bleek op de onlangs gehouden slotmanifestatie in Amersfoort. Daarmee was de manifestatie tevens de aftrap voor alle betrokken organisaties om vanaf nu de uitdaging zelf op te pakken om archiefinnovatie gezamenlijk voort te zetten.
Programmaresultaten
Belangrijkste resultaat van het innovatieprogramma is dat bestuurders, managers, IT’ers, archivarissen en informatieprofessionals elkaar gevonden hebben en samen werken aan duurzame toegankelijkheid van digitale overheidsinformatie. Dat doen zij door kennis te delen in communities en met nieuwe partners in netwerken vorm te geven aan hun eigen digitale toekomst.
Daarnaast leverde het programma onder andere praktische instrumenten en landelijk afspraken op, bijvoorbeeld op het gebied van IT-architectuur, videoverslaglegging, linked data en metadata. En door het programma is er nu het breed gedeelde inzicht dat duurzame toegankelijkheid veel meer is dan alleen opslag van informatie. Een e-depotoplossing bestaat bijvoorbeeld uit een stelsel van afspraken, activiteiten en systemen die in hun samenhang bijdragen aan duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Archief 2020 heeft professionals en managers uitgedaagd om op een nieuwe manier tegen archivering aan te kijken. De digitale archieffunctie vraagt immers al om aandacht bij de vorming en inrichting van systemen en werkprocessen (archiveren by design). En beschikbaar stellen van openbare informatie kan heden ten dage op nieuwe manieren. Met gesprekken over de toekomst van de archieffunctie in de digitale samenleving stimuleerde Archief 2020 de sector om verder te denken dan de dilemma’s van vandaag. Betrokkenen zijn er nu aan gewend om samen het gesprek aan te gaan, mee te werken, te onderzoeken, uit te proberen, over grenzen heen te kijken. Die open manier van werken stond vier jaar centraal en is nu gemeengoed.
Krachten bundelen
Algemeen Rijksarchivaris Marens Engelhard onderstreepte de noodzaak om de krachten te blijven bundelen om te zorgen voor betrouwbare en toegankelijke overheidsinformatie. ‘Het politieke klimaat vraagt daar ook om. De burger moet zo snel, zo makkelijk en zo rechtstreeks mogelijk toegang krijgen tot overheidsinformatie.’
Verdere innovatie en samenwerking
Het Nationaal Archief blijft zich inzetten voor verdere ontwikkeling van kennis en gaat de komende maanden samen met andere overheden en de branche- en beroepsvereniging in het archiefveld de kennis- en innovatieagenda actualiseren. Deze geeft richting aan verdere innovatie van de archieffunctie. In verschillende kennisplatforms blijven professionals gezamenlijk verder werken aan onderzoek, kennisuitwisseling en productontwikkeling op het gebied van informatiebeheer en informatietoegankelijkheid. De kennisplatforms worden door het Nationaal Archief ondersteund.
Bruggen slaan
Anouk Baving leidde als programmamanager vier jaar archiefinnovatie. ‘Dit programma heeft vooral de bewustwording opgeleverd dat we met digitaal archiveren geen twintig jaar hoeven te wachten. En we hebben nieuwe manieren van werken en samenwerken ontdekt. We hadden twee hoofddoelen: het herdefiniëren van de archieffunctie in de digitale samenleving. en het slaan van een brug tussen ambities van de archiefsector en de ICT-ontwikkelingen bij overheden. We verbonden verschillende disciplines met elkaar. Zowel om de moderne archivaris beter te equiperen, als om een gesprek tot stand te brengen tussen de archivaris die denkt vanuit het publieke belang en bijvoorbeeld een IT-architect die meer denkt in technische problemen en oplossingen. Zij worstelen vanuit verschillende perspectieven met dezelfde dilemma’s. Ze kunnen nu makkelijker met elkaar in gesprek.’
Voor meer informatie over AIDO en duurzaam toegankelijke informatie, lees de Publiek Denken Special over dit onderwerp:
