Nu nog zijn het papieren stukken, maar in het Nationaal Archief moeten voortaan ook e-mails en in de toekomst mogelijk zelfs WhatsAppberichten van ambtenaren worden opgeslagen. Tijdens de traditionele Openbaarheidsdag van het Nationaal Archief deed Marens Engelhard, algemeen rijksarchivaris en directeur een pleidooi hiervoor. In zijn interview aan de Volkskrant stelt hij verder dat wat hem betreft overheidsarchieven sneller openbaar kunnen worden gemaakt. Nu duurt het decennia voordat archieven zonder beperkingen openbaar worden gemaakt.
Dit jaar zijn de notulen vrijgegeven van de ministerraad van 1993, de zuiveringsdossiers van een burgemeester in oorlogstijd uit 1943 en koninklijke archieven uit diverse jaartallen. In totaal gaat het om tienduizenden pagina’s aan staatsgeheimen en persoonlijke dossiers die na 25, 50 of 75 jaar openbaar geworden. Alleen al de inventaris met alle vrijgekomen stukken beslaat 778 pagina’s.
Marens: ‘De Openbaarheidsdag is de nationale feestdag van de archieven én van de samenleving. Archieven hebben het doel om informatie van de overheid openbaar te maken, want anders heeft bewaren geen nut. Als burgers geen toegang hebben tot archieven, kunnen ze niet zien hoe besluiten tot stand kwamen. Vrij toegankelijke archieven zijn dus een democratisch recht.’
Beleidsintimiteit
Vaak duurt het decennia voordat archieven voordat archieven zonder beperkingen openbaar worden gemaakt. Marens stelt dat daar drie formele redenen voor zijn. ‘De staatsveiligheid van Nederland en bondgenoten zoals de NAVO, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, en financiële gegevens of bedrijfsgeheimen. Die laatste beperking komt overigens weinig voor. Informeel gaat het ook om beleidsintimiteit, ofwel de vertrouwelijkheid tussen bewindslieden en ambtenaren. Ambtenaren moeten vrij analyses kunnen maken en scenario’s schetsen, zonder vrees dat hun afwegingen al snel openbaar worden. Zeker als dossiers lang aanslepen, kan dat een probleem zijn. Denk aan de aanleg van een snelweg of de uitbreiding van Schiphol. Maar beleidsintimiteit is geen wettelijke reden om archieven gesloten te houden.’
Marens Engelhard, rijksarchivaris en algemeen directeur,
beeld Nationaal Archief
Volgens Marens kunnen overheidsarchieven sneller openbaar worden gemaakt. ‘Ministeries moeten uiterlijk na twintig jaar hun archieven aan ons hebben overgedragen. De nieuwe Archiefwet, die later dit jaar in de Tweede Kamer wordt besproken, bekort die termijn tot tien jaar. Ministeries, rechtbanken, inspecties en andere archiefvormers bepalen echter zelf welke beperkingen ze stellen aan inzage. Als algemeen rijksarchivaris adviseer ik of die beperkingen terecht zijn. Niet altijd is immers de staatsveiligheid of privacy in het geding en soms is informatie al via een andere weg in de pers geweest. Wij krijgen soms kritiek dat we stukken achterhouden, maar het laatste woord is aan de archiefvormer. Belangrijk is dat er andere regels komen over de toegankelijkheid van informatie van publiek belang.’
Digitale tijdperk
De dossiers die op Openbaarheidsdag zijn vrijgekomen, zijn allemaal van papier. Met komst van het digitale tijdperk wordt tegenwoordig gebruik gemaakt van een e-depot met computers en servers, maar het begint al met de ontvangst van data. Marens: ‘Niets verandert zo snel als bestandsformaten en software. We willen ook daarom archieven zo snel mogelijk overgedragen krijgen. We slaan ze op in duurzame formats en checken geregeld of de bestanden leesbaar blijven. Het gaat niet alleen over officiële documenten, maar ook over websites, sociale media, en zelfs algoritmes die de overheid gebruikt om beslissingen te nemen.’ Hij vervolgt: ‘De overheid hoeft niet alle e-mails te bewaren, zoals spam of privémailtjes. Je zou wel gedurende tien jaar alle overige, zakelijke mails van alle ambtenaren kunnen opslaan. Die zijn dan op te vragen via een Wob-verzoek. Na tien jaar bewaar je hier in het archief alleen de mails van sleutelfunctionarissen: topambtenaren en ambtenaren die aan belangrijke dossiers hebben gewerkt.’ Ook zakelijke WhatsAppberichten zijn belangrijk: ‘De directeur-generaal van het ministerie van OCW vertelde eens dat ze de onderhandelingen met Frankrijk over de gezamenlijke aankoop van de Rembrandtportretten van Marten en Oopjen grotendeels via WhatsApp heeft gevoerd. Ze vond zelf dat die ook moeten worden bewaard. Ze heeft gelijk, maar ik weet niet of alle ambtenaren op die mate van openheid zitten te wachten.’