Vorig jaar verscheen het boek Leren in Participatieland. Centraal in het boek staat het zogenoemde kleine en grote leren. In een serie van drie artikelen reflecteren programmamanager lokale democratie van de VNG Frank Speel, burgemeester van Etten-Leur en voormalig ROB-lid Miranda de Vries en directeur-generaal Bestuur, Ruimte en Wonen Chris Kuijpers op wat dat in de praktijk betekent. En in een vierde, afsluitend artikel zetten auteurs Frederik van Dalfsen, Steven Blok en Henk Wesseling een en ander nog eens op een rij. Maar nu eerst: reflecties van de gemeente Etten-Leur op de organisatie van haar participatie.
Vast niet iedereen is bekend met de begrippen groot en klein leren. Bij ‘klein’ gaat het erom dat je in een concreet participatieproces met elkaar tot een gedeeld handelingsperspectief komt. Bij ‘groot’ is van het belang dat je leert om participatie systematisch beter aan te pakken. Maar hoe ziet dat er dan uit? Hierna volgt hoe de gemeente Etten-Leur daar vorm aan geeft.
Systematisch maatwerk: klein leren
Participatie vraagt altijd om maatwerk. Enerzijds is het belangrijk om niet te veel in hokjes-en-vakjes en beleidskokers te denken. Of volgens de systeemwereld op een andere manier overdadig te handelen. Anderzijds vraagt participatie net zo vaak om voorspelbaarheid en transparantie: het is belangrijk om heldere verwachtingen te scheppen, afspraken te maken en duidelijke processen te organiseren. Beide opvattingen zijn net zo waar en net zo bekend in ‘participatieland’, maar de vraag is: leiden ze ook tot een Catch-22?
Dit artikel zou snel en teleurstellend eindigen, als het antwoord op de bovenstaande vraag ‘ja’ zou zijn. Maar hoe is het dan mogelijk om enerzijds structuur en duidelijkheid te bieden en anderzijds flexibiliteit en maatwerk? Dat wordt mogelijk door een duidelijke fasering van het hele participatieproces en per fase door het maatwerk te leveren. In Etten-Leur hebben ze als hulpmiddel de Routeplanner participatie & communicatie.
De ervaring in Etten-Leur Om de route van een participatieproces uit te stippelen, is er de Routeplanner participatie & Communicatie. Hiermee kun je je per stap bekijken wat er nodig is in het proces. Omdat iedere situatie anders is, verschilt de route – en bijbehorende routekaart – iedere keer per project. Per proces is dus maatwerk nodig.
Fasen
In Etten-Leur wordt expliciet gewerkt op basis van de verschillende fasen van een participatieproces. Per fase wordt ook aangegeven wie erbij betrokken (moeten) zijn: ambtenaren, belanghebbenden en/of de gemeenteraad):
1. Voorbereiding
Het begint met de 0-fase. Dit is een belangrijke eerste stap, die vaak te weinig aandacht krijgt. Vanuit betrokkenheid en enthousiasme zijn gemeente en eventueel initiatiefnemer (uit de samenleving) vaak al verder in het denken over het vraagstuk, terwijl nog niet is nagedacht over de betrokkenheid van belanghebbenden, wat de impact is op de omgeving of wat deze omgeving het project soms zelfs te bieden heeft. De 0-fase (het woord zegt het al) trekt het nadenken over participatie, liefst samen met belanghebbenden naar voren in een projectaanpak.
2. Bespreken
De antwoorden van de 0-fase worden verwerkt in een startnotitie (hiermee kun je ook in gesprek met de raad over de rol van de raad in het proces). Deze startnotitie is te lezen als een voorstel voor hoe om te gaan met de participatie en communicatie bij een project of initiatief. Het geeft inzicht in het proces voor de diverse betrokken partijen. Nu is nog het moment om bij te sturen in de geplande aanpak.
3. Doen
De daadwerkelijke uitvoering van het project en de afronding van het project. Dat vraagt ook om tussentijds evalueren en leren. Gaat het niet zoals het loopt of zijn er veranderde omstandigheden, erken dat zo snel mogelijk en pas je route daarop aan.
4. Afloop
Nazorg! Lerend van voorgaande projecten is nazorg vaak een ondergeschoven kindje. Hoe heeft iedereen het proces ervaren? En hoe is het eindresultaat uitgepakt? Niet iedereen zal altijd tevreden zijn op inhoud, maar is dan wel duidelijk waarom bepaalde keuzes al dan niet zijn gemaakt?
Tussen maatwerk en dichtgetimmerd
Door deze fasen te doorlopen leer je met elkaar tot een oplossing te komen. Met name de 0-fase is van groot belang voor het maatwerk enerzijds en een transparant en duidelijk proces anderzijds, want in de 0-fase sta je met elkaar expliciet stil bij belangrijke vragen over het waarom, wat, wie en hoe (van het proces dat eraan komt). Dit lijkt logisch, maar lukt niet altijd in de praktijk. Omdat participatie zo normaal is geworden – iedereen rekent erop – wil een participatieproces nog weleens een doel op zich worden, een magic bullet voor allerhande problemen worden of te overhaast georganiseerd worden. Terwijl het juist zo belangrijk is om het motief van participatie, het doel van het proces en het voorliggende probleem scherp te krijgen. Pas dan kun je goed afspraken maken over hoe je het proces inricht op een manier die past bij de antwoorden op deze belangrijke vragen.
Natuurlijk, we leren van elke ervaring die we opdoen, maar door een uitgebreide 0-fase kan er gemakkelijker op bepaalde aandachtspunten gelet worden. De usual suspects van participatie en de do’s-and-don’ts zijn bekend, maar inmiddels ook een beetje cliché. Het is achteraf vaak gemakkelijk – en net zo vaak hartstikke waar – om te claimen dat er te weinig ruimte was of dat de verwachtingen niet goed gemanaged waren.
De ervaring in Etten-Leur ‘Soms is er weinig ruimte of wil het bestuur niet meer ruimte maken. Dat is in een representatieve democratie ook begrijpelijk. Het gemeentebestuur heeft een verantwoordelijkheid voor het algemeen belang en moet daar ook keuzes in maken. Maar ben daar vanaf de start dan ook duidelijk in. In de 0-fase wordt dan duidelijk waarom sommige zaken vastliggen en welke ruimte er dan wel is. Dit met elkaar stevig bediscussiëren in de 0-fase kan ook leiden tot het besef dat meer ruimte gewenst en ook gewoon mogelijk is.’
Les
Door systematisch stil te staan bij belangrijke vragen – in de voorbereiding, in de 0-fase – van een participatieproces, creëer je pas de mogelijkheid om duidelijkheid te bieden over dat proces. Een belangrijke les is dat de aard van het vraagstuk bepaalt hoe de verschillende fases kunnen worden ingericht. Bij een wat simpeler vraagstuk kun je recht-toe-recht-aan te werk gaan, bij een ingewikkelder vraagstuk is bijvoorbeeld eerst nog een verkenning nodig om tot een gezamenlijke vraagstelling te komen.
De ervaring in Etten-Leur ‘We merken dat het doorgronden van het vraagstuk en het zorgvuldig formuleren van het doel van de participatie best moeilijk is en serieus tijd kost. Maar ook dat het heel waardevol is om dat zo grondig te doen. Het geeft veel duidelijkheid hoe het proces verder ingericht kan worden en veel duidelijkheid aan de participanten over wat zij wel en niet mogen verwachten. We leerden trouwens niet alleen hoe we participatie konden verbeteren, maar ook dat participatie echt wat oplevert. Het resultaat is echt beter.’
Concluderend, door met elkaar de tijd te nemen in de start- of 0-fase, is het gemakkelijker om tot overeenstemming te komen over het vraagstuk, de oplossing en het proces dat samen doorlopen moet worden. Door te zorgen dat een participatieproces echt een leerproces wordt, brengt het meer teweeg, zoals tevredenheid over het resultaat, over het proces of over het feit dat participatie überhaupt plaatsvindt!
Groot leren
Systematisch stilstaan bij het waarom en hoe van participatie zorgt niet alleen voor een beter gebalanceerd proces, maar het geeft ook meer aanknopingspunten om te leren van de participatieprocessen. Uiteindelijk is het van belang dat overheden, inwoners en andere organisaties beter worden in participatief werken. Dat grote leren kun je op allerlei verschillende manieren doen: door te evalueren, door expliciet te experimenteren de rol van de gemeenteraad, of door samen met inwoners te reflecteren op het gevoerde proces (door gezamenlijk met inwoners te leren, werk je ook aan de verbetering van de lokale democratie). Je leert met elkaar wat werkt, hoe je bepaalde dingen beter kunt doen en waarom sommige zaken niet werken. Door structureel stil te staan bij de vraagstukken die je samen participatief oppakt, ontstaat maatwerk dat goed aansluit. Zonder dat je elke keer het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.
De sleutel om verder te komen met participatie en de juiste balans te vinden zit in het leren: (groot) leren participatie beter te doen, maar met de basis van (klein) samen leren in een participatieproces. Je creëert daarmee meer publieke waarde, zoals dat in Leren in Participatieland heet.
Dit artikel is geschreven door Miranda de Vries & Saskia de Smet in afstemming met Henk Wesseling & Steven Blok. Voor meer informatie, ga naar de website Berenschot.nl/publicaties/leren-in-participatieland.