Veel in de wereld van het openbaar bestuur is strak geregisseerd. Zeker bij officiële momenten en publieke optredens moet alles ‘volgens het boekje’ gaan. Uitgeschreven annotaties, gedetailleerde draaiboeken, zorgvuldig geselecteerd publiek en vastomlijnde protocollen moeten de kans op verrassingen en bestuurlijk ongemak tot een minimum beperken. Ja, zelfs het ontwerp van de ruimte waarbinnen bestuurders opereren, kent haar ongeschreven voorschriften en formats. Heerlijk veilig. Onlangs hoorde ik een prachtige anekdote van Ulricht Weinberg, de directeur van de School of Design Thinking in Potsdam. In deze broedplaats van creativiteit en vernieuwing staat het organiseren van innovatie centraal. Zelfs de inrichting en aankleding van de zalen en de vormgeving van het meubilair is volledig ontworpen vanuit het doel om creativiteit en interactie te bevorderen. Zo staat al het meubilair op wieltjes zodat een groep razendsnel van plek of samenstelling kan wisselen.
Weinberg liet ons twee foto’s zien van één van de ontwerpruimten. De eerste was een foto van een groep studenten die bezig was met een ontwerpopdracht. Het was een janboel, een chaos van jewelste. Maar de betrokkenheid en energie spatte van de foto af. Er werd knetterhard gewerkt. De tweede foto betrof exact dezelfde ruimte. In het midden stond een grote rechthoekige tafel. Daaromheen zaten de ministers van de Bondsregering met hun adviseurs. Microfoon voor zich, thermoskan koffie, flesjes drinken en schrijfgerei. Keurig in het gelid. Mevrouw Merkel in het midden.
Het contrast was enorm. Het was niet alleen het meubilair en de inrichting dat anders was. Het was de bezieling en dynamiek die van de eerste foto afdroop, die uit de tweede foto volledig was verdwenen. De Duitse regering bezocht de School of Design Thinking om na te denken over de kansen en de impact van de digitale transformatie. De adviseurs van de bondskanselier hadden echter korte metten gemaakt met de informele, open sfeer van de plek van samenkomst. Ze hadden de ruimte in hun eigen systeem gedwongen. Daarmee klopte de ruimte weer als vergaderplek voor regeerders. Maar een creatieve broedplaats was het niet meer. Voor dit gesprek had de regering niet hoeven af te reizen naar Potsdam. Maar al te vaak worden bestuurders in een dichtgetimmerd format gedrukt waarvan ambtenaren denken dat zij het op prijs stellen en zich er vertrouwd en veilig in voelen. En maar al te vaak ontneemt hen dat de gelegenheid om uit hun beslismodus te stappen en te doen wat echt belangrijk is: nadenken, reflecteren en vragen stellen. Laat ze toch eens buiten hun boekje gaan!
Foto: Minister-president Rutte