In een wereld die vaak draait om deadlines, efficiëntie en productiviteit, is het voor mij een raadsel waarom zoveel mensen het zo moeilijk vinden om op tijd zaken op te leveren.
En ik bedoel dat raadsel niet als een soort verheven verontwaardiging waarbij ik als superieur wezen, dat altijd zijn deadlines haalt, neer kan kijken op “gewone mensen” die het maar niet voor elkaar krijgen om zich aan simpele afspraken te houden. Nee, het is een oprechte zoektocht naar een verklaring voor iets wat ik zoveel om me heen zie gebeuren.
Of het nu gaat om het voltooien van een schoolproject, het indienen van een beleidsnota, of het lanceren van een nieuw product op de markt, deadlines lijken voor velen een bron van stress en frustratie te zijn. Het blijkt steeds weer dat het “op tijd” leveren van producten een enorme uitdaging vormt, zelfs in een tijdperk waarin we toegang hebben tot geavanceerde technologieën en hulpmiddelen die ons zouden moeten helpen om deze doelen te bereiken. Hoeveel planning tools, cursussen timemanagement of anti-uitstelgedrag-apps zijn er inmiddels niet om je door te laten scholen en ondersteunen?
Ik vrees dat een groot deel van de verklaring zit in de menselijke natuur. We hebben de neiging om optimistisch te zijn over ons vermogen om taken uit te voeren en deadlines te halen. Dit fenomeen wordt de “planningsvalkuil” genoemd en houdt in dat mensen vaak onrealistische inschattingen maken van de tijd die nodig is om een taak te voltooien. We zijn geneigd te geloven dat we sneller en efficiënter zullen zijn dan we in werkelijkheid zijn.
Een ander deel van onze natuur is de neiging tot uitstelgedrag. Procrastinatie, zoals het met een mooi woord heet, is de gewoonte om taken uit te stellen en pas op het laatste moment aan de slag te gaan. Hoewel uitstelgedrag op korte termijn misschien wel werkt als het gaat om het verminderen van stress, kan het op lange termijn leiden tot het niet halen van deadlines.
En in alle eerlijkheid gaat het in de communicatie en de afstemming van verwachtingen tussen mensen ook niet altijd zoals we zouden willen. Als anderen, die onderdeel uitmaken van het proces, niet goed op de hoogte zijn van de doelstellingen, prioriteiten en deadlines, is de kans op verwarring en inefficiëntie groot.
Maar hoe dan wel? Wat mij heel erg helpt zijn de helpende vragen van Michael Barber:
- Wat probeer je te bereiken (en waarom)?
- Hoe probeer je dat te bereiken?
- Hoe weet je, op elk gewenst moment, dat je op schema loopt?
- Als je niet op schema loopt, wat ga je daar dan aan doen?
Lekker simpel, maar als het al lastig is om dingen op tijd af te krijgen, lijkt het zoeken van hele ingewikkelde oplossingen niet de juiste weg. We moeten het juist gewoon simpel en voor veel mensen begrijpelijk houden.