Een overgrote meerderheid van de ambtenaren is op de hoogte van de inwerking- treding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). En twee derde is zich bewust van de consequenties daarvan voor de organisatie en de eigen werkzaam- heden. Een kleine meerderheid van 52 procent vindt dat ze voldoende onder- steuning krijgt voor een accurate naleving van de AVG. Dat neemt niet weg dat 40 procent van de ambtenaren over de afgelopen 5 jaar een datalek rapporteert.
Een en ander blijkt uit de raadpleging van Ambtenarenpanel: AVG, hoe staat het ermee? Aan de raadpleging werkten 644 ambtenaren mee. Daarvan is 54 procent man en 44,8 procent vrouw, 1,2 procent gaf aan geen van beiden te zijn. De leeftijd van de deelnemen-de ambtenaren blijkt aan de hoge kant: 51, 1 procent is tussen de 50 en 65 jaar en 42,9 procent is tussen de 30 en 50 jaar. Slechts 5 procent is jonger dan 30 jaar. Het merendeel van de deelnemers werkt bij het rijk of de gemeente: bij de rijksoverheid 32,8 procent en bij de gemeente 43,8 procent. Bij een provincie, waterschap of zbo werken respectievelijk 4,6 procent, 7,9 procent en 3,4 procent. 7,5 Procent werkt elders.
AVG-rechten
In mei van het jaar 2018 is de AVG in werking getreden. De raadpleging van Ambtenaren- panel laat zien dat een grote meerderheid van 90 procent van de ambtenaren daarvan op de hoogte is. Slechts 3 procent zegt er niet of nauwelijks iets van te weten. Dat klinkt positief maar als het gaat om belangrijke AVG-rechten blijken de deelnemers helaas veel minder goed op de hoogte. Neem bijvoorbeeld het recht op informatie, dat regelt dat inwoners op kunnen vragen wat overheden met hun persoonsgegevens doen. Slechts 57 procent zegt daarvan volledig op de hoogte te zijn terwijl 21 procent van de respondenten van niets weet. Een ander recht, het recht om vergeten te worden, laat vergelijkbare sco- res zien. Van de deelnemende ambtenaren is 51 procent ervan op de hoogte dat inwoners hun gegevens kunnen laten wissen terwijl 30 procent dat niet weet. Bij het recht op data- portabiliteit – het over laten dragen van gegevens aan derden – zijn de scores nog drama- tischer: slechts 37 procent weet waarover het gaat. Maar liefst 42 procent heeft eigenlijk geen idee.
Kennis
Bovenstaande roept vragen over de wijze waarop ambtenaren kennis vergaren over de AVG. Het blijkt dat het internet daarin een grote rol speelt: 52 procent geeft aan online naar informatie te zoeken. Ook de zogenoemde functionaris gegevensbescherming (FG) is belangrijk: 37 procent noemt hem of haar als bron. Een even hoog percentage gaat boven- dien naar workshops en/of kennissessies over de AVG. Die kennissessies worden soms ook door de FG georganiseerd. Dat gebeurt enkele keren per jaar, zegt 36 procent. Een bijna even groot percentage (35 procent) geeft aan niet te weten hoe vaak de FG work- shops en/of kennissessies omtrent de AVG organiseert. Slechts 12 procent van de respon- denten zegt dat er geen workshops en/of kennissessies georganiseerd worden omtrent de AVG. Overigens vindt een kleine minderheid van de ambtenaren dat ze voldoende onder- steuning krijgt voor een accurate naleving van de AVG: 52 procent van de respondenten is het daarmee eens tot zeer eens. Slechts 16 procent voelt zich niet gesteund.
Op de vraag of ze over voldoende documentatie beschikken om de AVG na te leven ant- woordt 44 procent dat dit het geval is. In totaal geeft 19 procent van de respondenten aan het (zeer) oneens te zijn met deze stelling. Dat wil niet zeggen dat ambtenaren geen wensen hebben als het gaat om ondersteuning: ze vinden het bijvoorbeeld lastig dat af- delingen zich in verschillende mate bewust zijn van de AVG en willen daar graag ver- andering in. Ook verlangen ze duidelijkheid en een visie van het management en een baseline van wat er minimaal gedaan moet worden. Een ambtenaar zegt: ‘Ik weet niet of de door mij geschreven rapporten wel aan de eisen voldoen of niet.’
Praktijk
Wat betekent de AVG nu voor de praktijk van ambtenaren? Gevraagd naar de conse- quenties voor de organisatie zegt 64 procent zich te realiseren dat die er zijn terwijl 10 procent zich daar niet of nauwelijks van bewust is. De lijst van consequenties die ambtenaren noemen, is opvallend lang maar vooral in het oog springen de aanpassingen aan werkprocessen, procedures, systemen en dergelijke die de AVG vraagt. Een ambt- enaar beklaagt zich erover dat alles op slot gaat en dat zelfs een spontaan bloemetje om privacy-redenen niet kan worden verstuurd.
Vanzelfsprekend heeft de AVG ook gevolgen voor het werk van de ambtenaren zelf: 11 procent zegt daarvan niet op de hoogte te zijn, terwijl 67 procent dat wel is. Opnieuw noemen ambtenaren aanpassingen aan werkprocessen en dergelijke als een belangrijke gevolg. De extra stappen die ze vanwege de AVG moeten nemen, ervaren ze soms als hinderlijk en beknellend. En ze vinden het lastig om te bepalen wat wel en wat niet mag. Opnieuw beklaagt een ambtenaar zich erover dat men met de AVG te ver doorschiet. Dit keer gaat het over het versturen van een ansichtkaartje in plaats van een bloemetje.
Stappenplan
Als het gaat om het begrip datalek, zijn de deelnemende ambtenaren goed op de hoogte. Ik ben volledig op de hoogte van wat de term datalek inhoudt, antwoordt in totaal 73 procent van de respondenten. Slechts 8 procent zegt dat niet te zijn. Saillant om te weten is of zich de afgelopen 5 jaar incidenten op het gebied van privacy hebben voorgedaan in de organisatie waar de deelnemers werkzaam zijn. Opvallend 3% genoeg antwoordt maar liefst 40 procent van de respondenten: ja, een datalek. Bovendien geeft nog eens 3 pro- cent aan dat er zich in de afgelopen 5 jaar incidenten hebben voorgedaan met zoge- noemde gijzelsoftware. Gelukkig lijkt een meerderheid van de organisaties crisismaat- regelen te nemen. Beschikt uw organisatie over een stappenplan bij een datalek? Ja, antwoordt 65 procent van de respondenten. Slechts 3 procent geeft aan dat er geen stappenplan is bij een datalek.
Hebben ambtenaren tips voor hun werk- gevers als het gaat om het naleven van de AVG? Dat blijk tegen te vallen, of mee, afhankelijk van je perspectief. Slechts 38 procent komt met een tip. Een meerderheid van 63 procent geeft aan er geen te weten. Toch is ook de lijst met tips lang. In grote lijnen komt het erop neer dat overheden minder krampachtig of spastisch met de AVG om moeten gaan. Ook pleiten ambte- naren voor betere comm- unicatie en meer kennisdeling. En als afsluiter: zie de AVG als een kans, niet als een bedreiging.
